Fuarlar ve B2B etkinlikleri: standı gerçek işe dönüştürmek

Fuar bütçesi genellikle standın kendisine harcanır: kurulum, baskı, ekranlar ve promosyon ürünleri. İşi gerçekten getiren çalışma ise, yani toplantı ayarlamak, ekibi hazırlamak ve takip yapmak, son haftaya sıkıştırılır. Sonuç: bir deste kartvizit, az sayıda gerçek görüşme ve biri arayana kadar soğuyan potansiyel müşteriler. Fuar üç gün sürer, proje ise üç ay sürmelidir.

Neden gittiğinize karar verin

Alan kiralamadan önce fuarın neyi başarması gerektiğini yazın. Tipik hedefler şunlardır:

• Belirli pazarlarda yeni potansiyel müşteriler veya distribütörler
• Mevcut iş ortakları ve kilit müşterilerle toplantılar
• Ürünü sektör profesyonellerine tanıtmak
• Tedarikçi veya teknoloji ortağı bulmak
• Rakipleri ve pazar trendlerini anlamak

Bir veya iki ana hedef seçin ve bunları sayılara dönüştürün; örneğin önceden ayarlanmış toplantıların ve doğru profildeki şirketlerle yapılan nitelikli görüşmelerin hedef sayısı. Asıl hedef toplantılarsa, standa gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını sorgulayın. Bazen dolu bir toplantı programıyla ziyaretçi olarak gitmek, katılımcı olmaktan daha fazla sonuç verir.

Fuardan önce: 8–12 hafta kala

1. Fuarın size uygun olduğunu kontrol edin. Geçen yılın katılımcı listesine ve ziyaretçi profiline bakın, organizatöre gerçekte kimlerin geldiğini sorun ve daha önce katılmış şirketlerle konuşun. Büyük fuar otomatik olarak doğru fuar demek değildir.
2. Hedef liste oluşturun ve toplantıları erkenden ayarlayın. Görüşmek istediğiniz şirketleri ve kişileri listeleyin, onları e-posta, LinkedIn veya mesajlaşma uygulaması üzerinden somut saat önererek kişisel olarak davet edin. İlişkilerin belirleyici olduğu pazarlarda, tanıdıkları birinden gelen kişisel davet toplu gönderimden çok daha iyi çalışır.
3. Standı tek bir mesaj etrafında tasarlayın. Önünden geçen ziyaretçi birkaç saniye içinde kim olduğunuzu ve ne sunduğunuzu anlamalı. Standı açık tutun, oturup konuşmak için yer ayırın ve ürünü sadece anlatmak yerine çalışırken gösterin.
4. Ekibi hazırlayın. Kimin hangi vardiyada çalışacağına, kimin ziyaretçileri karşılayacağına, kimin teknik soruları yanıtlayacağına ve kimin ticari şartları konuşabileceğine karar verin. Herkesin hangi dilleri konuştuğunu kontrol edin; uluslararası fuarlarda ön sırada kimin duracağını bu belirler.
5. İletişim bilgisi toplama sistemini kurun. Basit bir form, bir CRM uygulaması veya organizatörün yaka kartı okuyucusu kullanın; alanlar herkes için aynı olsun: şirket, pozisyon, ihtiyaç, zamanlama, kararlaştırılan sonraki adım ve sıcak, ılık ya da soğuk değerlendirmesi.
6. Takip mesajlarını önceden yazın. İhtiyaç duyacağınız tüm dillerde e-posta şablonları ve QR kodla açılan kısa bir dijital broşür ya da katalog hazırlayın; böylece takip üçüncü haftada değil, ilk gün başlar.
7. Katılımınızı duyurun. Stand numarasını ve tarihleri sosyal medyada, e-bültende ve e-posta imzalarınızda paylaşın, hedef listenize de doğrudan kişisel bir not gönderin.

Fuarda: standda nasıl çalışılır

• Ev sahibi gibi davranın. Masanın arkasında oturmak, standda yemek yemek ve telefona dalmak yok. Bir adım öne çıkın ve "Yardımcı olabilir miyim?" yerine ziyaretçinin işiyle ilgili bir soruyla başlayın.
• Hızlı niteleyin. Genellikle üç soru yeterlidir: Şirketiniz ne iş yapıyor, ne arıyorsunuz, kararı kim ve ne zaman veriyor? Zamanınızı hedefinize uyan kişilere ayırın, diğerlerini kibarca uğurlayın.
• Notları hemen alın. Her görüşmeden sonra ne konuşulduğunu ve kararlaştırılan sonraki adımı kaydedin. Akşama kadar kimin fiyat listesi, kimin numune istediğini hatırlamayacaksınız.
• Her gün kısa bir değerlendirme yapın. Kapanışta on beş dakika: yapılan toplantılar, sıcak potansiyel müşteriler, sorunlar ve yarın için değişiklikler.
• Fuarı gezin. Rakiplerin, potansiyel iş ortaklarının ve tedarikçilerin standlarını ziyaret edip yenilikleri not alması için birini görevlendirin.
• İçerik üretin ama satıştan çalarak değil. Kısa videolar ve fotoğraflar sosyal medya için işe yarar, ancak stand ekibinin asıl işi görüşmelerdir.

Fuardan sonra: getiri burada oluşur

1. 48 saat içinde takip edin. Görüşmeye atıfta bulunan ve söz verdiklerinizi, yani fiyatları, numuneleri, teklifi veya toplantı tarihini içeren kişisel bir mesaj gönderin.
2. Sıcaklığa göre ayırın. Sıcak potansiyel müşterileri bir hafta içinde arayın veya toplantı ayarlayın. Ilık olanları kısa bir bilgilendirme serisine alın. Soğuk kontaklar, izin verdilerse e-bülteninizi alsın.
3. Her şeyi kaynak etiketiyle CRM'e girin. Fuarın adını ve yılını yazın; böylece aylar sonra da anlaşmaların hangi etkinlikten geldiğini izleyebilirsiniz.
4. Fuar haftasına göre değil, satış döngüsüne göre ölçün. Nitelikli potansiyel müşteri başına maliyeti, yapılan toplantıları, gönderilen teklifleri ve üç, altı ve on iki ay içinde kapanan anlaşmaları takip edin. B2B anlaşmaları çoğu zaman fuar heyecanı çoktan geçtikten sonra kapanır.
5. Gelecek yıl için karar verin. Kısa bir değerlendirme yapın: aynı fuar mı başka bir fuar mı, daha büyük mü daha küçük mü bir stand, yoksa yalnızca ziyaretçi olarak katılım mı?

Daha küçük etkinlikler, aynı mantık

Konferanslar, networking akşamları ve sponsorluklar aynı üç adımla işler: net bir hedef, görüşülecek kişilerin listesi ve hızlı takip. Sahnede konuşuyorsanız şirketinizi değil, dinleyicilerin sorununu anlatın. Deneyimime göre faydalı bir konuşma, sandalyelere bırakılan herhangi bir broşürden daha fazla görüşme getirir.

Akılda kalması gereken

Bir fuarı, öncesinde ayarladığınız toplantılara ve sonrasında gönderdiğiniz takip mesajlarına göre değerlendirin. Stand, bu görüşmelerin gerçekleştiği yerden ibarettir.