Uyum toplantısı (chemistry meeting): birlikte çalışmadan önce müşterinin ve ajansın sorması gereken sorular

Ajansın referansları ne yaptığını gösterir. Pitch sunumu, brifinizle neler yapabileceğini gösterir. Ancak hiçbiri, teslim tarihinin yarın olduğu ve kampanyanın beklenen sonucu vermediği zor bir günde iki ekibin birlikte iyi çalışıp çalışamayacağını söylemez. Uyum toplantısı ("chemistry meeting") tam da bunun içindir.

İyi yapıldığında iki tarafa da haftalar kazandırır. Kötü yapıldığında ise kimseye hiçbir şey öğretmeyen bir satış sunumuna dönüşür.

Uyum toplantısı nedir

Uyum toplantısı, müşteri ile ajans arasında pitch ya da sözleşme öncesinde yapılan kısa ve çoğunlukla gayriresmî bir görüşmedir. Genellikle bir saat kadar sürer ve masada herhangi bir kreatif iş yoktur. Amaç, insanların, çalışma tarzının ve değerlerin birbirine uyup uymadığını görmektir.

Genellikle müşteri referanslara dayanarak uzun listesini oluşturduktan sonra ve kısa listedeki ajansları pitch'e davet etmeden önce yapılır. Küçük projelerde bazı müşteriler tam bir pitch yerine uyum toplantısını kullanır. Her iki durumda da zaman kazandırır: müşteri beş ajanstan ücretsiz iş hazırlamasını istemez, ajans da uzun vadede çalışmak istemeyeceği bir müşteriye haftalarını harcamaz.

Toplantı iki yönlü işler. Müşteri ajansı değerlendirir, ama iyi bir ajans da müşteriyi değerlendirir.

Nasıl hazırlanmalı

• Müşteri: işiniz, ihtiyacınız ve takviminiz hakkında tek sayfalık bir özet gönderin. Sizin tarafınızdan kimlerin katılacağını belirtin ve ajanstan hesabınızda fiilen çalışacak kişileri getirmesini isteyin.
• Ajans: müşteri hakkında kamuya açık her şeyi inceleyin: web sitesi, sosyal medya, son reklamlar, haberler. Sunum değil, soru hazırlayın. Slayt getirecekseniz sayısı az olsun.
• İki taraf: formatı ve süreyi önceden kararlaştırın. Genellikle bir saat yeterlidir; çok daha uzun sürerse toplantı bir pitch'e dönüşmeye başlar.

Müşterinin sorması gereken sorular

Ekip hakkında:

1. Hesabımızda günlük olarak kim çalışacak ve zamanlarının ne kadarını bize ayıracaklar?
2. Kilit kişiler ne zamandır ajansta çalışıyor?
3. Tatildeyken ya da ayrılırlarsa onların yerine kim bakıyor?

Çalışma tarzı hakkında:

4. Brifleri ve geri bildirimleri hangi biçimde almayı tercih edersiniz?
5. Bizim gibi bir müşteriyle normal bir hafta nasıl geçer?
6. İşle ilgili olarak bir müşteriyle fikir ayrılığına düştüğünüzde ne yaparsınız?

Sonuçlar hakkında:

7. Planlandığı gibi gitmeyen bir projeyi anlatın. Neyi değiştirdiniz?
8. Sonuçları nasıl ve hangi sıklıkla raporluyorsunuz?

Uyum hakkında:

9. Mevcut ya da önceki müşterilerinizden hangisi bize en çok benziyor ve onlarla çalışırken ne öğrendiniz?
10. İşimizde ya da bu projede sizi tereddüde düşüren bir şey var mı?

Son soru en çok şey ortaya koyan sorudur. "Takviminiz çok sıkışık" ya da "Daha önce sizin kategorinizde çalışmadık" gibi dürüst cevaplar veren bir ajans, büyük ihtimalle ileride de size doğruyu söyleyecektir.

Ajansın sorması gereken sorular

Sadece soruları yanıtlayan bir ajans, toplantının amacının yarısını kaçırır. İyi ajanslar bu toplantıyı ilişkinin yürüyüp yürümeyeceğini anlamak için kullanır:

1. Nihai kararı kim veriyor ve bu kişi en başından sürece dahil olacak mı?
2. Önceki ajanslarla çalışmanız nasıl geçti ve neden sona erdi?
3. Bir yıl sonra başarı neye benziyor?
4. Bu iş için bir bütçe aralığı var mı?
5. Ekibiniz geri bildirim ve onayları ne kadar hızlı verebilir?
6. Nasıl iletişim kurmayı tercih edersiniz: planlı toplantılar, e-posta, mesajlaşma uygulamaları?

İkinci soru rahatsız edicidir ama gereklidir. Bir müşteri kısa sürede birkaç ajans değiştirdiyse, ajansın bu listeye eklenmeden önce nedenini anlaması gerekir. İş iletişiminin büyük kısmının WhatsApp ve Instagram üzerinden yürüdüğü pazarlarda son soru da göründüğünden daha önemlidir: kanallar ve yanıt süreleri baştan kararlaştırılırsa ileride yaşanacak gerginlikler önlenir.

Dikkat edilmesi gereken sinyaller

Cevaplar önemlidir, ama davranışlar çoğu zaman daha fazlasını söyler. Şunlara dikkat edin:

• Dinleme oranı: kim daha çok konuşuyor? 60 dakikalık bir toplantının 50 dakikasında konuşan bir ajans, büyük ihtimalle ilişki boyunca da aynısını yapacaktır.
• Baskı altında dürüstlük: biri "bilmiyoruz" ya da "bu zor olur" diyor mu? Özgüven iyidir, gereğinden fazla söz vermek değil.
• Kim geliyor: üst düzey kişiler uyum toplantısına gelip sonra bir daha görünmüyorsa, bunu ileride hissedersiniz. Altıncı ayda odada kimin olacağını doğrudan sorun.
• İki taraflı saygı: ajansı bekleten, telefonuna bakan ve soruları geçiştiren bir müşteri, önümüzdeki yılın nasıl geçeceğini gösteriyordur. Ajanslar bunu fark eder.

Toplantıdan sonra

Toplantıyı izlenimler tazeyken, aynı gün değerlendirin. Dört alan için basit bir ölçek yeterlidir: ekip, çalışma tarzı, dürüstlük ve uyum. Katılan herkesten ayrı ayrı puan vermesini isteyin, sonra karşılaştırın. Farklılıklar faydalıdır: herkesin neye değer verdiğini ve başkalarının neyi gözden kaçırdığını gösterir.

Ardından geri bildirim verin, özellikle bir sonraki aşamaya almadığınız ajanslara. Kısa ve dürüst bir açıklama on dakika sürer ve müşteri olarak itibarınızı oluşturur. Ajansların ve müşterilerin tekrar tekrar karşılaştığı küçük bir pazarda bu itibar, bir dahaki sefere kimin sizinle çalışmak isteyeceğini belirler.

Deneyimime göre uyum toplantısı size en iyi fikrin kimde olduğunu söylemez. Fikirler yetmediğinde kiminle çalışabileceğinizi gösterir ve bu, çoğu zaman sonuçların daha iyi bir göstergesidir.