Dijital ajans nasıl seçilir: İmzadan önce altı kontrol

Dijital ajans seçmek göründüğünden zordur. Ajansların çoğunun özenli portfolyoları vardır, toplantılarda benzer şeyler söylerler ve büyüme vaat ederler. Önemli farklar, yani işi gerçekte kimin yaptığı, raporlamanın nasıl yapıldığı ve sözleşmede ne yazdığı, çoğu zaman ancak aylar sonra, iş ortağını değiştirmenin pahalıya patladığı noktada görünür hale gelir.

Doğru şeyleri kontrol ederseniz bu farkları daha erken görebilirsiniz. Herhangi bir dijital ajansla sözleşme imzalamadan önce benim yapacağım altı kontrol şunlar.

Başlamadan önce: neye ihtiyacınız olduğunu tanımlayın

Önce kısa bir brif yazın: hedefiniz, hedef kitle, kanallar, bütçe aralığı ve zaman çerçevesi. "Sosyal medya yönetimine ihtiyacımız var" bir brif değildir. "Önümüzdeki altı ay içinde Instagram ve web sitemizden gelen çevrim içi siparişleri artırmamız gerekiyor, aylık bütçe aralığımız X ile Y arasında" ise bir briftir. Bu olmadan ajansları adil biçimde karşılaştıramazsınız, çünkü her biri farklı bir şey önerecektir.

Ardından beyan ettiği odak ihtiyacınızla örtüşen üç ila beş ajansı kısa listeye alın. Çok fazla ajans davet etmek hem sizin hem onların zamanını harcar ve karşılaştırmayı yüzeysel hale getirir.

1. Portfolyonun uygunluğu

Güzel bir portfolyo, ajansın güzel işler yapabildiğini kanıtlar. Sizin probleminizi çözebileceğini ise kanıtlamaz. Şunlara bakın:

• Kategorinizde ya da benzer bir iş modelinde yapılmış işler: e-ticaret, B2B potansiyel müşteri kazanımı, yerel hizmetler, tüketim ürünleri.
• Bütçesi sizinkine yakın işler. Büyük uluslararası bütçelere alışmış bir ajans küçük bir bütçeyle zorlanabilir, tersi de geçerlidir.
• Yalnızca görseller değil, sonuçlar. Her örnek için sorun: Hedef neydi, ne yaptınız, ne değişti ve bu nasıl ölçüldü?

Gizlilik nedeniyle rakam paylaşamıyorlarsa, yaklaşımı ayrıntılı anlatmalarını isteyin. Açıklamanın kalitesi size çok şey söyler.

2. Ekip

Sunumu yapan kişiler çoğu zaman projenizde çalışacak kişiler değildir. Sorun:

• Projemizde tam olarak kim, hangi rolde çalışacak?
• Her biri başka kaç müşteriyle ilgileniyor?
• Hangi işler şirket içinde yapılıyor, hangileri serbest çalışanlara ya da iş ortaklarına veriliyor?

Müşteri temsilcisiyle ve günlük işi yapacak en az bir uzmanla tanışın. Dış kaynak kullanımı tek başına sorun değildir, çünkü pek çok iyi ajans güvendiği serbest çalışanlarla çalışır; ama bunu önceden bilmeniz gerekir.

3. Süreç

Ajanstan ilk üç ayınızı nasıl yürüteceğini adım adım anlatmasını isteyin: işe başlangıç, araştırma, planlama, içerik üretimi, onaylar, yayın ve optimizasyon. Olgun bir ajansın net bir süreci vardır ve her adımda sizden neye ihtiyaç duyduğunu söyleyebilir.

Onayları nasıl ele aldıklarına dikkat edin. Pek çok şirkette asıl darboğaz iç onay sürecidir; bu yüzden bunu hesaba katarak plan yapan bir ajans, onu görmezden gelen bir ajanstan daha değerlidir.

4. Raporlama

Hassas verileri çıkarılmış bir örnek rapor isteyin. Kontrol edin:

• Rapor yapılan işi iş hedeflerine bağlıyor mu, yoksa yalnızca beğenileri ve erişimi mi gösteriyor?
• Ne olduğunu ve gelecek ay neyin değişeceğini açıklıyor mu?
• Raporu hangi sıklıkla alacaksınız ve görüşmek için bir toplantı var mı?
• Yalnızca raporlara değil, reklam hesaplarına ve analitiğe de doğrudan erişiminiz olacak mı?

İyi bir rapor kısadır, işe yaramayan şeyler konusunda dürüsttür ve kararlarla biter.

5. Sözleşme ve sahiplik

Kreatif işlere âşık olmadan önce sözleşmeyi okuyun. Kontrol edin:

• Kapsam: gönderi, kampanya, revizyon ya da saat sayısı gibi tam olarak neyin dahil olduğu.
• Sahiplik: reklam hesapları, sosyal medya sayfaları, alan adları, analitik, içerik ve kaynak dosyalar şirketinize ait olmalıdır.
• Medya bütçesi: platformlara doğrudan siz mi ödüyorsunuz, yoksa ajans üzerinden mi? Ajans üzerindense nasıl raporlanıyor ve üzerine bir pay ekleniyor mu?
• Süre ve çıkış: asgari süre, bildirim süresi ve yollarınızı ayırdığınızda dosyalara ve hesaplara ne olacağı.
• Gizlilik ve ajansın işinizi kendi portfolyosunda gösterip gösteremeyeceği.

6. Referanslar

Arayabileceğiniz iki ya da üç mevcut veya yakın dönem müşterinin iletişim bilgilerini isteyin. Onlara sorun: Ajans neyi iyi yapıyor? Hangi konuda onları zorlamanız gerekti? Hatalarla nasıl başa çıkıyorlar? Onlarla yeniden çalışır mıydınız?

Küçük pazarlarda sektördeki insanlar genellikle birbirini tanır, bu yüzden gayriresmî referans toplamak kolaydır. Bunu kullanın, ama birkaç kaynaktan biri olarak değerlendirin: tek bir kötü hikâye, artık ajanstan ayrılmış tek bir kişiyle ilgili olabilir.

Kararı vermek

Kısa listedeki her ajansı altı kontrol üzerinden, hepsi için aynı kriterlerle puanlayın ve kriterlerin ağırlıklarını sunumlardan sonra değil, önce ekip arkadaşlarınızla kararlaştırın. Ardından ücretli bir deneme projesini düşünün: uzun vadeli bir taahhütten önce, net hedefleri olan, birkaç aylık tanımlı bir proje. Bu, yanlış bir yıllık sözleşmeden daha ucuza gelir ve ajansın gerçekte nasıl çalıştığını gösterir.

Son olarak, seçmediğiniz ajanslara da yanıt verin. Bir iki gerekçe içeren kısa ve nazik bir yanıt itibarınızı korur, üstelik onlara daha sonra ihtiyacınız olabilir. Seçenekleri daha hızlı karşılaştırmak isterseniz, platformda dijital ajansların puanlarına ve yorumlarına göz atabilirsiniz.

Akılda kalması gereken

En iyi sunumu yapan ajansı seçmeyin. İlgili işlerini, gerçek ekibini, net sürecini, dürüst raporlamasını ve adil sözleşmesini bizzat kontrol ettiğiniz ve referansları gördüklerinizi doğrulayan ajansı seçin.