Ajans sözleşmesi: işe başlamadan önce üzerinde anlaşılması gereken 11 madde

Müşteriler ve ajanslar arasındaki tartışmaların çoğu yaratıcılıkla ilgili değildir. Para, teslim tarihleri, revizyon sayısı ve dosyaların kime ait olduğu üzerine çıkar. Neredeyse hepsinin kökeninde aceleyle imzalanmış, eski bir şablondan kopyalanmış ya da hiç imzalanmamış bir sözleşme vardır.

İyi bir sözleşme iş birliğini yavaşlatmaz. Zor konuşmaları önceden çözer, böylece iki taraf da işe odaklanabilir. Aşağıda, ister müşteri ister ajans olun, her ajans sözleşmesinde görmeyi beklediğim maddeler yer alıyor.

Not: Bu yazı genel bir rehberdir, hukuki tavsiye değildir. Yasalar ülkeden ülkeye değişir; imzalamadan önce sözleşmenizi bir avukata inceletin.

Ajans sözleşmesi: temel maddeler ve sık görülen boşluklar

Madde	Neyi düzenler	Sık görülen boşluk
Kapsam ve teslimatlar	Ne, ne zamana kadar yapılır ve neler dahil değildir	Hariç tutulanlar listesi yok, her ek iş anlaşmazlığa dönüşür
Onaylar ve revizyonlar	Kim, ne kadar hızlı onaylar ve kaç revizyon turu vardır	Sınırsız revizyon, müşteri geri bildirimi için süre yok
Fikri mülkiyet	Nihai iş, kaynak dosyalar ve lisanslar kime aittir	Stok görsel, yazı tipi ve müzik tek kullanımlık lisanslı
Ücretler ve ödeme koşulları	Fiyat modeli, üçüncü taraf maliyetleri, fatura, gecikme	KDV, para birimi ve medya hizmet bedeli belirtilmemiş
Süre ve fesih	Sözleşme süresi, bildirim, yapılan işin ödemesi, devir	Reklam hesapları ve sayfalar ajans adına kayıtlı
Gizlilik ve veriler	Neyin gizli kalacağı ve kişisel verilerin nasıl işleneceği	Müşteri verileri işleme koşulları olmadan paylaşılıyor
Çalışan ayartmama	Birbirinin çalışanlarını işe alma kuralları	Madde hiç yok ya da yerel hukukta uygulanamıyor

Tablo ve CSV

İşin kendisi

1. İş kapsamı

Ajansın ne yapacağını somut ifadelerle yazın: kanallar, pazarlar, diller, aylık kampanya ya da paylaşım sayısı, toplantılar ve raporlama. Aynı derecede önemli olan, nelerin kapsama dahil olmadığını da yazmaktır. Kapsam dışındaki her iş ayrıca fiyatlandırılmalı ve başlamadan önce onaylanmalıdır.

2. Teslimatlar ve süreler

Çıktıları listeleyin; örneğin belirli bir dosya setiyle logo, ayda sabit sayıda sosyal medya paylaşımı ya da aylık rapor ve her birinin teslim tarihi. Teslim tarihleri müşterinin malzeme ya da geri bildirim vermesine bağlıysa bunu belirtin. Ajans beklerken onun saati durmalıdır.

3. Onaylar

Müşteri tarafında işi kimin onayladığını ve onayın nasıl verildiğini belirtin. Genellikle e-posta yeterlidir. Birçok pazarda günlük işler için WhatsApp gibi mesajlaşma uygulamaları yaygın kullanılır, ancak mesajlar kolayca kaybolur; bu yüzden hangi kanalın resmî sayılacağı konusunda anlaşın. İki iş günü gibi bir yanıt süresi belirleyin ve kimse yanıt vermezse ne olacağını yazın.

4. Revizyonlar

Ücrete kaç revizyon turunun dahil olduğu konusunda anlaşın ve revizyonun ne olduğunu tanımlayın. Bir başlığı ya da rengi değiştirmek revizyondur. Müşteri yönü onayladıktan sonra gelen yeni bir konsept ise yeni iştir. Bu madde olmadan revizyon turları fark edilmeden sınırsız hâle gelir.

Mülkiyet ve para

5. Fikri mülkiyet

Neyin kime ve hangi andan itibaren ait olduğunu yazın. Yaygın bir yaklaşım şudur: bedeli ödendikten sonra onaylanmış nihai iş müşteriye ait olur, ajans ise kendi araçlarını, şablonlarını ve kullanılmayan konseptleri elinde tutar. Üçüncü taraf materyallerini ayrıca ele alın: stok fotoğrafların, yazı tiplerinin, müziğin ve model izinlerinin lisansları çoğu zaman bölge, süre ve mecra ile sınırlıdır. Açık tasarım dosyaları ya da ham görüntüler gibi kaynak dosyalara ihtiyacınız varsa, bunu sözleşmede açıkça isteyin.

6. Ücretler

Fiyatlandırma modelini belirtin: aylık sabit ücret (retainer), proje ücreti, saatlik ücret ya da bunların bir karışımı ve her birinin neyi kapsadığı. Medya bütçelerinin, prodüksiyonun ve diğer üçüncü taraf maliyetlerinin nasıl ele alındığını, ajansın bunlara hizmet bedeli ekleyip eklemediğini ve fiyatlara KDV'nin dahil olup olmadığını açıklayın.

7. Ödeme koşulları

Fatura tarihlerini, ödeme süresini, para birimini ve ödeme geciktiğinde ne olacağını tanımlayın. Ajans için proje işlerinde ön ödeme makuldür. Müşteri için ödemenin bir kısmını kabul edilmiş teslimatlara bağlamak makuldür. İkisi de bu konuyu hiç konuşmamaktan iyidir.

Koruma ve çıkış

8. Süre ve fesih

Sözleşme süresini, feshetmek için bildirim süresini ve fesih hâlinde ne olacağını yazın: o güne kadar yapılan işin ödemesi, dosyaların teslimi ve reklam hesaplarına, sosyal medya sayfalarına, web sitelerine ve alan adlarına erişimin devri. Reklam hesaplarının ve sayfaların ilk günden müşteri adına kayıtlı olduğundan emin olun; bu, sonunda yaşanacak zor bir konuşmayı önler.

9. Gizlilik

İki taraf da hassas bilgiler paylaşır: lansman planları, fiyatlar, satış verileri, ajansın yöntemleri. Karşılıklı bir gizlilik maddesi neyin gizli sayıldığını, yükümlülüğün sözleşme bittikten sonra ne kadar süreceğini ve olağan istisnaları, örneğin zaten kamuya açık olan ya da yasa gereği açıklanması gereken bilgileri tanımlamalıdır.

10. Kişisel verilerin korunması

Ajans müşteri listeleri, başvuru formları, CRM dışa aktarımları ya da reklam kitleleri gibi kişisel verilerle çalışıyorsa, sözleşmede hangi verilerin hangi amaçla işlendiği, nasıl korunduğu ve ne zaman silindiği yazmalıdır. AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'ne (GDPR) göre bir şirket başka bir şirket adına kişisel veri işlediğinde bu konuları kapsayan yazılı bir sözleşme zorunludur. Türkiye (KVKK), Azerbaycan ve Rusya'nın da kendi kişisel veri yasaları vardır; durumunuza hangi kuralların uygulandığını kontrol edin.

11. Çalışan ayartmama (non-solicitation)

Ajanslar çalışanlarının yetişmesine yatırım yapar, müşteriler ise zaman zaman bu kişileri doğrudan işe alır. Bu madde, iki tarafın da sözleşme süresince ve sonrasında belirlenen bir süre boyunca birbirinin çalışanlarını aktif olarak işe almaya çalışmayacağını ya da böyle bir durumda üzerinde anlaşılmış bir bedel ödeneceğini düzenler. Bu maddenin faaliyet gösterdiğiniz ülkede uygulanabilir olup olmadığını avukatınıza danışın.

Değerlendirilmesi gereken diğer konular

Projeye göre şunları da düşünün:

Sorumluluk: her iki tarafın sorumluluk üst sınırı ve içerik başkasının haklarını ihlal ederse kimin sorumlu olduğu.
Portfolyoda kullanım: ajansın işi portfolyosunda gösterip gösteremeyeceği ve ne zamandan itibaren.
Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlıklar: hangi ülkenin hukukunun uygulanacağı ve anlaşmazlıkların nasıl çözüleceği.
Mücbir sebep: tarafların kontrolü dışındaki nedenlerle iş yapılamazsa ne olacağı.

İmzalamadan önce

Kapsamı iki ekibin de bulunduğu bir toplantıda yüksek sesle okuyun. Biri "Ben bunun dahil olduğunu sanıyordum" derse, bunu üçüncü ayda değil, şimdi düzeltin.
Brifi, teklifi ve fiyat listesini ek olarak koyun ki sözleşme somut belgelere atıf yapsın.
Değişikliklerin nasıl yapılacağı konusunda anlaşın. Genellikle bu, sohbet uygulamasındaki bir mesaj değil, imzalı bir ek protokoldür.
İmzalı bir nüshayı iki tarafın da bir yıl sonra bulabileceği bir yerde saklayın.

Sözleşme bir güvensizlik işareti değildir. Herkes henüz iyi ilişkiler içindeyken üzerinde anlaştığınız şeylerin ortak hafızasıdır ve bir şeyler ters gittiğinde iki tarafın da minnettar olacağı belgedir.